Desain dan Struktur Organisasi

           

    Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif sedangkan pada organisasi informal struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta. Struktur organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi jika seseorang memiliki suatu wewenang maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

1. Dimensi Struktur Organisasi

    Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi. Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.

• Formalisasi

    Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis, dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal akan membuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan/pekerjaan didalam organisasi. Dengan demikian semakin formal suatu organisasi maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

• Sentralisasi

    Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut :

- Semakin tinggi spesialisasi kerja maka semakin besar sentralisasi

- Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan maka semakin besar sentralisasi

- Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi maka semakin besar sentralisasi

- Semakin luas rentang kendali maka semakin besar sentralisasi

• Kerumitan

    Kerumitan adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

2. Departementalisasi

    Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan bertanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :

1. Fungsi                                                6. Waktu
2. Produk atau jasa                                 7. Pelayanan
3. Wilayah                                              8. Alpa-numeral
4. Langganan                                          9. Proyek atau matriks
5. Proses atau peralatan

3. Model-model Desain Organisasi

• Model Mekanistik

    Model mekanistik yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungsi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

a. Prinsip Spesialisasi yaitu sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
b. Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
c. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
d. Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah.

• Model Organik

    Model organik yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari kriteria suatu keefektifan berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.

4. Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi

    Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. Itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi. Implikasi manajerial dari desain dan struktur organisasi sangat penting karena berdampak langsung pada kinerja perusahaan, koordinasi antar tim, dan kemampuan organisasi untuk beradaptasi terhadap perubahan. Berikut beberapa implikasi utama:

1) Efisiensi Operasional

    Struktur yang baik memungkinkan organisasi beroperasi secara lebih efisien. Pembagian tugas yang jelas serta jalur pelaporan yang terdefinisi dapat mempercepat pengambilan keputusan dan mengurangi redundansi.

- Implikasi manajerial : Manajer harus memastikan adanya alur kerja yang jelas dan meminimalkan tumpang tindih tanggung jawab di antara tim.

2) Fleksibilitas dan Inovasi

    Struktur organisasi yang lebih datar atau berbasis proyek dapat meningkatkan fleksibilitas dan memungkinkan perusahaan lebih responsif terhadap peluang atau tantangan baru. Ini juga mendorong inovasi karena memfasilitasi komunikasi lintas fungsi.

- Implikasi manajerial : Manajer harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan adaptasi cepat dan mendukung kolaborasi lintas fungsi.

3) Motivasi dan Keterlibatan Karyawan

    Desain organisasi yang tepat memengaruhi motivasi dan keterlibatan karyawan. Struktur yang mendukung pengembangan karier dan memberi otonomi akan meningkatkan kepuasan kerja.

- Implikasi manajerial : Manajer harus memikirkan bagaimana struktur dapat mendukung motivasi karyawan dengan memberi ruang untuk pertumbuhan karier dan tanggung jawab.

4) Koordinasi dan Komunikasi

    Struktur hierarki yang terlalu ketat dapat memperlambat komunikasi dan koordinasi, sedangkan struktur yang lebih terdesentralisasi bisa mempercepat arus informasi.

- Implikasi manajerial : Manajer perlu merancang sistem komunikasi yang memadai agar informasi dapat mengalir secara efektif dan tim dapat bekerja secara sinkron.

5) Pengendalian dan Pengawasan

    Dalam struktur organisasi yang lebih kompleks, seperti organisasi matriks, pengendalian dan pengawasan dapat menjadi lebih rumit. Manajer harus memastikan bahwa mereka memiliki sistem untuk memantau kinerja tanpa menghambat fleksibilitas.

- Implikasi manajerial : Manajer harus menyeimbangkan kebutuhan untuk mengendalikan dengan memberikan kebebasan yang cukup bagi tim untuk mengambil keputusan cepat.

6) Kesesuaian dengan Strategi

    Struktur organisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan. Sebuah perusahaan yang berorientasi pada inovasi mungkin memerlukan struktur yang lebih datar dan fleksibel, sementara perusahaan yang berfokus pada efisiensi mungkin lebih baik dengan struktur hierarkis yang jelas.

- Implikasi manajerial : Manajer harus meninjau apakah struktur yang ada mendukung tujuan strategis perusahaan, dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Secara keseluruhan, manajer harus mempertimbangkan desain organisasi dengan cermat untuk mencapai keseimbangan antara efisiensi, fleksibilitas, dan kontrol.