Perubahan dan Pengembangan Organisasi

1. Pengertian Perubahan dan Pengembangan Organisasi

• Perubahan Organisasi

    Perubahan organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.

• Pengembangan Organisasi

    Pengembangan organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu, dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kurangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan, dan kurang cepatnya komunikasi) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

2. Langkah-langkah Perubahan Organisasi

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses perubahan organisasi :

1) Identifikasi Kebutuhan Untuk Perubahan

• Penilaian situasi: Pimpinan atau manajer perlu mengevaluasi kondisi organisasi, mengidentifikasi tantangan atau peluang yang memerlukan perubahan.
• Mendefinisikan masalah: Menentukan apa yang harus diubah, apakah terkait struktur, proses, teknologi, atau budaya organisasi.

2) Mengembangkan Visi dan Strategi Perubahan

• Visi: Menetapkan tujuan jangka panjang dan apa yang ingin dicapai dari perubahan ini.
• Strategi: Membuat rencana yang jelas tentang bagaimana perubahan akan dilaksanakan, termasuk langkah-langkah spesifik dan target waktu.

3) Komunikasi dan Mendapatkan Dukungan

• Komunikasi terbuka: Menjelaskan kepada seluruh anggota organisasi mengapa perubahan diperlukan dan bagaimana perubahan akan memengaruhi mereka.
• Mendapatkan dukungan: Membangun koalisi tim perubahan dari kalangan pemimpin dan karyawan untuk mendukung perubahan.

4) Pelibatan Karyawan dalam Proses Perubahan

• Partisipasi aktif: Melibatkan karyawan di berbagai tingkatan dalam proses perubahan agar mereka merasa memiliki dan mendukung perubahan tersebut.
• Pelatihan dan pengembangan: Menyediakan pelatihan yang diperlukan agar karyawan siap menghadapi perubahan, terutama jika perubahan melibatkan teknologi atau proses baru.

5) Implementasi Perubahan

• Melaksanakan perubahan: Mengimplementasikan langkah-langkah yang telah direncanakan sesuai dengan strategi.
• Fase uji coba: Memulai dari area atau departemen tertentu sebelum menerapkan di seluruh organisasi, jika memungkinkan.

6) Mengelola Resistensi

• Mengatasi penolakan: Mengantisipasi resistensi dari karyawan atau manajer yang tidak setuju dengan perubahan, lalu merespon dengan komunikasi efektif atau pelibatan yang lebih dalam.
• Fleksibilitas: Siap untuk menyesuaikan rencana sesuai dengan feedback dan kondisi yang muncul.

7) Evaluasi dan Penyesuaian

• Monitor kemajuan: Mengukur kinerja setelah perubahan diterapkan untuk memastikan bahwa tujuan tercapai.
• Penyesuaian: Jika ada hambatan atau kegagalan, sesuaikan strategi dan tindakan yang diperlukan.

8) Memastikan Perubahan Bertahan

• Perkuat budaya baru: Mengintegrasikan perubahan dalam budaya organisasi, sehingga perubahan tersebut menjadi bagian dari rutinitas dan nilai perusahaan.
• Review berkelanjutan: Lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa perubahan tetap relevan dan berkelanjutan.

Langkah-langkah ini sering diadaptasi sesuai dengan jenis perubahan dan ukuran organisasi namun umumnya prosesnya melibatkan partisipasi aktif dari berbagai pemangku kepentingan dalam organisasi.

3. Perancangan Strategi Pengembangan Organisasi

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan berikut ini :

• Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

    Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif.

• Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini

    Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

• Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

    Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

• Tahap 4 : Mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan

    Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut, dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

4. Implikasi Manajerial

    Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktivitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi, dan efektivitas dari sumber daya yang ada. Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas di pasar global yang kompetitif. Implikasi yang dirasakan oleh pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang diproduksi di negara lain dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam dan manusia yang ada pada negara tersebut. Jadi struktur organisasi manajerial tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan itu berada.